E-Rechnung ab 2025: Was Handwerker wirklich tun müssen

Bin ich überhaupt betroffen?

Kurze Antwort: Fast sicher ja. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Das klingt einschränkend – ist es aber nicht.

Auch wenn du ausschließlich Privathaushalte bedienst, bist du betroffen: Du kaufst Material beim Großhandel, beauftragst Subunternehmer, nimmst Software-Abonnements – das alles ist B2B. Deine Lieferanten und Dienstleister werden dir ab sofort E-Rechnungen schicken, und die musst du empfangen und verarbeiten können.

ZUGFeRD oder XRechnung – was musst du nutzen?

Es gibt zwei Hauptformate, die in Deutschland die E-Rechnungspflicht erfüllen:

Empfehlung für 90% aller Handwerker: ZUGFeRD. Dein Kunde sieht eine normale PDF-Rechnung. Im Hintergrund steckt das XML, das buchhalterische Software automatisch einliest. Kein Extra-Aufwand, keine Verwirrung beim Kunden.

Die Übergangsfristen im Detail – Stand 2026

Was musst du heute konkret tun? (4-Schritt-Checkliste)

• 1
  Empfang ermöglichen
  Richte eine dedizierte E-Mail-Adresse ein (z.B. rechnungen@deinbetrieb.de) und nutze eine Software, die ZUGFeRD-Dateien lesen und archivieren kann. Quoto, Lexware, sevdesk und andere unterstützen das bereits.
• 2
  GoBD-konforme Archivierung sicherstellen
  Eingehende E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat (nicht als Ausdruck) aufbewahrt werden. Unveränderlich und maschinell lesbar.
• 3
  Steuerberater abstimmen
  Kläre, wer in eurem Workflow was macht. Empfängt der Steuerberater direkt? Muss du Rechnungen weiterleiten? Welches Format nutzt ihr für die Buchhaltung?
• 4
  Eigene Rechnungen auf ZUGFeRD umstellen (jetzt, nicht 2027)
  Warum warten? Wer jetzt umstellt, hat kein Stress kurz vor dem Stichtag, wirkt professioneller gegenüber Geschäftskunden und ist für öffentliche Aufträge gerüstet.

Die häufigsten Fehler – und was sie kosten

„Ich schicke die Rechnung als PDF per Mail – das ist doch digital."

Nein. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie ist lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Fehlende Struktur = nicht GoBD-konform archivierbar = kein Vorsteuerabzug für deinen Kunden.

Anhänge separat zur E-Rechnung schicken

Rechnungsbegründende Dokumente (Aufmaß, Stundennachweis, Fotos) dürfen seit der neuen Regelung nicht mehr als separate Anhänge mitgeschickt werden. Sie müssen in die E-Rechnung integriert sein.

Skonto im Fließtext erwähnen

Skonto muss in der E-Rechnung als strukturiertes Datenfeld hinterlegt sein. „Bei Zahlung binnen 7 Tagen 2% Skonto" im Beschreibungsfeld reicht nicht mehr.

E-Rechnung an Privatkunden – ja oder nein?

Keine Pflicht. B2C-Rechnungen sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du darfst weiterhin PDF oder Papier an Privathaushalte schicken.

Trotzdem sinnvoll: Wenn du ohnehin ZUGFeRD nutzt, sieht der Privatkunde eine ganz normale PDF-Rechnung (die XML-Komponente ist unsichtbar). Du musst also keinen Extra-Prozess für B2C bauen.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt komplett von deiner Ausgangssituation ab:

• 0 € – wenn du eine Software nutzt, die ZUGFeRD bereits eingebaut hat (Quoto, Lexware, sevdesk, u.a.)
• 500–2.000 € – wenn du ein bestehendes ERP-System anpassen musst
• 5.000–50.000 € – wenn du komplexe Systemlandschaften (Großbetrieb, viele Schnittstellen) migrierst

Für die meisten Handwerksbetriebe ist die Umstellung mit der richtigen Software ein Null-Aufwand-Thema. Das Problem ist nicht die Technik, sondern das Warten bis kurz vor dem Stichtag.

Häufige Fragen