Die drei Formate auf einen Blick
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: gleichzeitig eine normale PDF-Datei und eine maschinenlesbare XML-Datei im Hintergrund. Das macht es zum perfekten Format für Handwerker.
Dein Privatkunde sieht eine normale Rechnung. Dein Geschäftskunde kann die Daten automatisch in seine Buchhaltungssoftware einlesen.
ZUGFeRD-Profile: Was brauchst du?
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen – von MINIMUM bis EXTENDED. Für die meisten Handwerker reicht BASIC oder EN 16931 (COMFORT). Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber hat, nutzt das XRECHNUNG-Profil.
XRechnung im Detail
XRechnung ist reines XML – kein sichtbares PDF. Wer eine XRechnung ohne Software öffnet, sieht unlesbaren Code – Absicht, für automatisierte Verarbeitung in Behörden-Systemen.
Wann brauchst du XRechnung? Ausschließlich bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Bundesbehörden, viele Länder und Kommunen). Seit 2020 Pflicht für B2G-Rechnungen.
Factur-X im Detail
Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD – technisch nahezu identisch, erfüllt dieselbe EU-Norm EN 16931. Relevant nur bei regelmäßigen Rechnungen an französische Unternehmen.
Der vollständige Vergleich
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Dateiformat | PDF + XML | Nur XML | PDF + XML |
| Lesbar ohne Software | Ja | Nein | Ja |
| Pflicht B2B (Deutschland) | Ja | Ja | Ja |
| Pflicht B2G (öffentlich) | nur XRECHNUNG-Profil | Ja, Pflichtformat | Nein |
| Empfehlung Handwerk | Erste Wahl | Nur bei B2G nötig | Nur bei FR-Kunden |
Was muss deine Software können?
- ZUGFeRD erstellen im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG (mindestens BASIC)
- ZUGFeRD und XRechnung empfangen – inkl. XML-Validierung
- GoBD-konforme Archivierung im Originalformat
- Anhänge in die Rechnung integrieren, nicht als separate Dateien
ZUGFeRD ab der ersten Rechnung
Quoto erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD EN-16931-Format automatisch. Kein Setup, kein Aufpreis.
Häufige Fragen
Stand: Mai 2026. Ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.