- →Handwerker mit Privat- und Geschäftskunden: ZUGFeRD. Sieht aus wie PDF, hat XML-Daten drin.
- →Regelmäßige Aufträge für Behörden/Bund/Kommunen: XRechnung zusätzlich nötig.
- →Abrechnungen mit Frankreich: Factur-X – technisch fast identisch mit ZUGFeRD.
Die drei Formate auf einen Blick
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es ist gleichzeitig eine normale PDF-Datei (die jeder Mensch öffnen und lesen kann) und eine maschinenlesbare XML-Datei, die im Hintergrund eingebettet ist. Das macht es zum perfekten Format für Handwerker.
Dein Privatkunde sieht eine normale Rechnung. Dein Geschäftskunde kann die Daten automatisch in seine Buchhaltungssoftware einlesen. Du musst keinerlei Extra-Prozesse aufbauen.
ZUGFeRD-Profile: Was brauchst du?
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen – von MINIMUM bis EXTENDED. Für die meisten Handwerker reicht BASIC oder EN 16931 (COMFORT). Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber hat, kann das XRECHNUNG-Profil nutzen – damit ist eine Datei gleichzeitig ZUGFeRD- und XRechnung-kompatibel.
XRechnung im Detail
XRechnung ist reines XML – kein sichtbares PDF. Das bedeutet: Wer eine XRechnung ohne Software öffnet, sieht unlesbaren Code. Das ist kein Fehler, sondern Absicht – XRechnung ist für automatisierte Verarbeitung in Behörden-Systemen optimiert.
Wann brauchst du XRechnung? Ausschließlich dann, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Bundesbehörden, viele Länder und Kommunen) stellst. Das ist seit 2020 Pflicht für B2G-Rechnungen.
Factur-X im Detail
Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD – technisch nahezu identisch, selbes Profil-System, erfüllt dieselbe EU-Norm EN 16931. Relevant für dich nur dann, wenn du regelmäßig Rechnungen an französische Unternehmen stellst.
Viele ZUGFeRD-fähige Softwarelösungen können automatisch Factur-X erstellen, da die Formate kompatibel sind.
Der vollständige Vergleich
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Dateiformat | PDF + eingebettetes XML | Nur XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbar ohne Software | Ja | Nein | Ja |
| Pflicht B2B (Deutschland) | Ja | Ja | Ja |
| Pflicht B2G (öffentlich) | Nur XRECHNUNG-Profil | Ja, Pflichtformat | Nein |
| EU-Norm EN 16931 | Ja | Ja | Ja |
| Einsatz Frankreich | Möglich, aber Factur-X bevorzugt | Nicht üblich | Ja, bevorzugt |
| Empfehlung Handwerk | ✓ Erste Wahl | Nur bei B2G nötig | Nur bei FR-Kunden |
Was muss deine Software können?
Damit du rechtskonform bist, muss deine Rechnungssoftware folgendes leisten:
- ZUGFeRD erstellen im Profil EN 16931 oder XRECHNUNG (mindestens BASIC)
- ZUGFeRD und XRechnung empfangen – inkl. XML-Validierung (Pflichtfelder prüfen)
- GoBD-konforme Archivierung im Originalformat (nicht nur als PDF-Ausdruck)
- Anhänge in die Rechnung integrieren (nicht als separate Dateien)
Häufige Fragen
EU-Norm EN 16931 · Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) · BMF zur XRechnung · Wachstumschancengesetz BGBl. 2024 I Nr. 108
Stand: Mai 2026. Ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.