Zieh eine ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML hierher. Du siehst sofort, welches Format und Profil vorliegt, ob die Pflichtfelder da sind und ob die Summen aufgehen.
PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD, Factur-X) oder XRechnung-XML
Datei auswählenFünf Testdateien mit identischem Rechnungsinhalt – dieselbe Handwerkerrechnung über 4.254,25 € brutto, einmal richtig und viermal mit je einem typischen Fehler. Gut zum Ausprobieren und zum Testen der eigenen Buchhaltungssoftware.
factur-x.xml.
Die beiden gültigen Dateien zeigen nebeneinander gut, warum dieselbe Rechnung als ZUGFeRD durchgeht und als XRechnung mehr Felder braucht: XRechnung verlangt zusätzlich Käuferreferenz, Anschrift beider Seiten und einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
Diese Seite prüft die Punkte, an denen E-Rechnungen in der Praxis am häufigsten scheitern:
MINIMUM und BASIC WL sind es nicht.BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15 und BR-CO-16Das ist kein vollständiger Konformitätstest. Der offizielle Prüfer der KoSIT durchläuft mehrere hundert Schematron-Regeln und prüft zusätzlich die PDF/A-3-Konformität der Trägerdatei. Für eine rechtsverbindliche Prüfung nutze den KoSIT-Validator oder die Prüfmöglichkeit deines Empfängers.
Häufigster Irrtum: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es braucht eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931 – entweder als reine XML (XRechnung) oder eingebettet in die PDF (ZUGFeRD ab Profil BASIC).
Empfänger und Prüfportale melden Fehler mit einer Regel-ID und einem englischen Text. Hier stehen die Codes, die am häufigsten auftauchen, in verständlicher Form.
Der mit Abstand häufigste Ablehnungsgrund. Bei Rechnungen an Behörden gehört hier die Leitweg-ID des Empfängers hinein, im Format 991-12345-67. Die bekommst du vom Auftraggeber, sie steht meist in der Bestellung oder im Vergabeportal. Bei Rechnungen an Firmen reicht eine Bestell- oder Kundennummer. Das Feld darf nur nicht leer bleiben.
XRechnung verlangt beim Verkäufer eine vollständige Kontaktgruppe: Ansprechpartner (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43). Alle drei sind Pflicht. Bei ZUGFeRD sind sie es nicht – deshalb rutscht dieser Fehler oft erst auf, wenn dieselben Stammdaten das erste Mal als XRechnung rausgehen.
BT-112 muss exakt der Summe aus BT-109 und BT-110 entsprechen. Fast immer steckt ein Rundungsproblem dahinter: Die Steuer wird pro Position gerundet statt pro Steuersatz auf die Gesamtsumme. Runde erst die Summe je Steuersatz, dann addiere. Verwandte Regeln mit derselben Ursache sind BR-CO-13 (Nettosumme) und BR-CO-16 (Zahlbetrag).
Es muss entweder eine USt-IdNr. (BT-31) oder eine Steuernummer (BT-32) übermittelt werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben oft keine USt-IdNr. – dann gehört die Steuernummer ins XML, nicht nichts.
Die Gruppe BG-16 mit der Zahlungsart ist bei XRechnung Pflicht. Bei Überweisung (Code 58) muss zusätzlich eine IBAN im Feld BT-84 stehen. Häufige Nebenwirkung: Leerzeichen in der IBAN oder ein ungültiger BIC lassen die Prüfung ebenfalls scheitern.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme exportieren standardmäßig das Profil MINIMUM oder BASIC WL. Beide enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung nach EN 16931. Stell den Export auf BASIC oder höher um. Diese Seite zeigt dir oben, welches Profil deine Datei tatsächlich hat.
BR-25 verlangt in jeder Position eine Artikelbezeichnung. BR-27 verbietet negative Nettopreise – Rabatte gehören als Nachlass (BG-27) abgebildet, nicht als Position mit Minusbetrag.
Quoto erstellt Angebote und Rechnungen auf iPhone und iPad – mit ZUGFeRD-Export, der diese Prüfung besteht.
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