E-Rechnungspflicht · Empfang seit 01.01.2025

E-Rechnung.
Pflicht ab 2025.
Quoto macht's.

Seit Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 auch ausstellen. Quoto erstellt ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen automatisch – ohne Setup, ohne Aufpreis.

Jetzt kostenlos starten Was bedeutet das genau? →

iOS · 3 Rechnungen/Monat kostenlos · Kein Account nötig

Bin ich betroffen?

Fast sicher: ja.

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze in Deutschland. Auch wenn du nur Privatkunden hast, bist du ab 2025 betroffen – weil du Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern empfangen musst.

✓ Diese Fälle sind betroffen

Rechnungen zwischen zwei deutschen Unternehmen (B2B)
Subunternehmer auf Baustellen
Empfang von Lieferanten- und Materialrechnungen
Kleinunternehmer (§19 UStG) – Empfang Pflicht
Aufträge für Kommunen, Behörden, Bundesbehörden

→ Diese Fälle sind ausgenommen

Rechnungen an Privathaushalte (B2C) – dauerhaft ausgenommen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen
Fahrausweise und Tickets

Was Quoto macht

Du schreibst die Rechnung.
Den Rest erledigt Quoto.

Kein ZUGFeRD-Wissen nötig, keine Konfiguration, keine separaten Dateien. Quoto generiert das eingebettete XML vollständig automatisch.

⚡

Automatisches ZUGFeRD

Jede Rechnung wird als ZUGFeRD-PDF exportiert – mit eingebettetem XML im EN-16931-Profil. Du tust nichts extra.

✅

Alle Pflichtangaben

Quoto prüft und füllt alle 10 Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch aus – Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und mehr.

💶

Kein Aufpreis

ZUGFeRD ist in Quoto inklusive – im kostenlosen Kontingent (3/Monat) und im Pro-Abo. Keine Extra-Funktion, kein Upgrade nötig.

👤

Privatkunden-kompatibel

Dein Privatkunde sieht eine normale PDF-Rechnung. Das eingebettete XML ist unsichtbar – ein Format für alle Empfänger.

📋

§35a EStG automatisch

Lohnkosten werden getrennt ausgewiesen und der §35a-Hinweis für Privatkunden automatisch eingefügt. Kein Anruf von verärgerten Kunden.

📱

Direkt auf dem iPhone

Rechnung auf der Baustelle erstellen, als ZUGFeRD-PDF exportieren und per E-Mail versenden – alles in einer App, offline nutzbar.

Was du heute tun musst

4 Schritte zur
E-Rechnung.

1

Empfang sicherstellen Dedizierte E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten (z.B. rechnungen@deinbetrieb.de) und Software nutzen, die ZUGFeRD-Dateien lesen kann.
2

GoBD-konforme Archivierung E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden. Ausdrucken und Datei löschen ist ein GoBD-Verstoß.
3

Steuerberater abstimmen Kläre wer welche E-Rechnungen bekommt und wie die Buchhaltung die XML-Daten verarbeitet.
4

Ausgangsrechnungen umstellen Jetzt auf ZUGFeRD umstellen, nicht erst 2027. Wer wartet, hat Stress kurz vor dem Stichtag. Quoto macht das ab der ersten Rechnung automatisch.

Quoto erledigt davon…

ZUGFeRD XML erstellenAutomatisch

EN-16931-ProfilAutomatisch

§14 UStG PflichtangabenAutomatisch

§35a EStG HinweisAutomatisch

RechnungsnummerAutomatisch

PDF-Export✓ Ja

E-Mail-Versand✓ Ja

Offline-Nutzung✓ Ja

App kostenlos laden →

Häufige Fragen

Was Handwerker
wissen wollen.

Ich rechne nur an Privatkunden ab – betrifft mich das trotzdem? +

Ja, den Empfang schon. Du kaufst Material beim Großhandel, bezahlst Software-Abos, beauftragst Subunternehmer – all das sind B2B-Rechnungen die du empfangen können musst. Das Ausstellen von E-Rechnungen an Privatkunden bleibt dagegen dauerhaft freiwillig.

Was passiert wenn ich nach 2028 noch normale PDFs schicke? +

Die PDF gilt nicht mehr als gültige Rechnung für B2B-Kunden. Dein Kunde kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen und kann die Zahlung verweigern bis du eine korrekte E-Rechnung ausstellst. Das Haftungsrisiko liegt bei dir.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung? +

Nein. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML) – für Menschen und Maschinen lesbar. XRechnung ist reines XML, das ohne Software unleserlich ist. XRechnung ist nur für öffentliche Auftraggeber (Bund, Behörden) Pflicht. Für normale B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die bessere Wahl.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? +

Nein – Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, solange sie unter der Umsatzgrenze bleiben. Aber: Empfangen müssen auch Kleinunternehmer seit 01.01.2025. Und wer die Grenze überschreitet, muss ausstellen – dann ist Quoto schon bereit.

Kann ich Quoto für E-Rechnungen an Behörden nutzen? +

Für Bundesbehörden ist XRechnung Pflicht. Quoto erstellt standardmäßig ZUGFeRD im EN-16931-Profil, was viele Landesbehörden und Kommunen akzeptieren. Für strikt XRechnung-pflichtige öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene empfehlen wir, das direkt beim Auftraggeber zu erfragen.

Vollständiger Ratgeber: E-Rechnung für Handwerker →

E-Rechnung.Pflicht ab 2025.Quoto macht's.