Wann darfst du eigentlich mahnen?
Das hängt davon ab, ob auf deiner Rechnung ein Zahlungsziel steht:
- Mit Zahlungsziel auf Rechnung: Ab Tag 1 nach Fristablauf bist du im Recht. Kein Anruf, keine Mahnung nötig.
- Ohne Zahlungsziel, Privatkunde: Verzug tritt nach §286 BGB erst ein, wenn du gemahnt hast.
- Ohne Zahlungsziel, Geschäftskunde: Automatischer Verzug nach 30 Tagen ab Rechnungserhalt – ohne Mahnung.
Praxis-Empfehlung: Setz immer ein klares Zahlungsziel auf deine Rechnungen. Das spart die erste Eskalationsstufe.
Die 4 Mahnstufen im Überblick
1
Zahlungserinnerung
7–14 Tage nach Fälligkeit · Ton: freundlich
„Wahrscheinlich übersehen" – kein Vorwurf, kein Druck. Viele offene Rechnungen werden hier erledigt.2
1. Mahnung
7–14 Tage nach Erinnerung · Ton: bestimmt, sachlich
Klare Fristsetzung, Mahngebühr möglich, Verzugszinsen nennen.3
Letzte Mahnung
7–14 Tage später · Ton: scharf, mit Konsequenz
Letzte Frist, konkrete Ankündigung (Inkasso / Gericht).4
Gerichtliches Mahnverfahren / Inkasso
Nach Fristablauf · Kosten ab 32 €
Online über mahngerichte.de. Mahnbescheid → Widerspruch oder Vollstreckungsbescheid.3 Vorlagen zum Kopieren
Stufe 1 – Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung RE-2026-0042
Guten Tag Frau / Herr [Name],
ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass meine Rechnung RE-2026-0042 vom [Datum] über [Betrag] € zum [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig war.
Möglicherweise hat Ihre Überweisung unsere Wege gekreuzt – dann bitte ich diese Erinnerung als gegenstandslos zu betrachten. Falls nicht, bitte ich Sie, den Betrag bis zum [neues Datum] zu überweisen.
IBAN: DE__ ____ ____ ____ ____ __ · Verwendungszweck: RE-2026-0042
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Stufe 2 – 1. Mahnung
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung RE-2026-0042
Guten Tag Frau / Herr [Name],
trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag aus Rechnung RE-2026-0042 ([Betrag] €) bis heute nicht eingegangen.
Ich fordere Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag zuzüglich einer Mahnpauschale von 5,00 € bis spätestens [neues Datum] zu überweisen.
Bei weiterer Nichtzahlung fallen Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (B2C) bzw. 9 Prozentpunkten (B2B) an.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Stufe 3 – Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung vor gerichtlichem Mahnverfahren – RE-2026-0042
Guten Tag Frau / Herr [Name],
dies ist meine letzte außergerichtliche Aufforderung zur Zahlung des Betrags von [Gesamtbetrag inkl. Mahngebühren] € bis zum [Datum].
Nach Ablauf dieser Frist werde ich ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten bzw. die Forderung einem Inkassounternehmen übergeben.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Verzugszinsen – was darf ich berechnen?
| Kundentyp | Zinssatz | Basis |
|---|---|---|
| Privatkunde (B2C) | 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz | §288 Abs. 1 BGB |
| Geschäftskunde (B2B) | 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz | §288 Abs. 2 BGB |
Aktuellen Basiszinssatz findest du auf der Website der Deutschen Bundesbank. Er wird halbjährlich angepasst.
Offene Rechnungen auf einen Blick
Quoto zeigt dir, welche Rechnungen offen, überfällig oder bezahlt sind. Status mit einem Tippen ändern.
Gerichtliches Mahnverfahren – Schritt für Schritt
Wenn die letzte Mahnung nichts bringt, ist das gerichtliche Mahnverfahren der kostengünstigste nächste Schritt – du brauchst keinen Anwalt.
- Antrag stellen – Online unter mahngerichte.de. Kosten ab 32 € (je nach Streitwert).
- Mahnbescheid – Das Gericht verschickt den Mahnbescheid an deinen Schuldner. Du musst nichts beweisen.
- Widerspruch oder Zahlung – Der Schuldner hat 2 Wochen. Zahlt er, fertig. Legt er Widerspruch ein, geht es ins Klageverfahren.
- Vollstreckungsbescheid – Kein Widerspruch → du beantragst den Vollstreckungsbescheid.
- Zwangsvollstreckung – Gerichtsvollzieher pfändet Konto, Lohn oder Vermögen des Schuldners.
Inkasso, Anwalt oder Gericht?
| Option | Kosten | Empfehlung |
|---|---|---|
| Selbst – Mahnverfahren | ab 32 € | Streitwert unter 5.000 € |
| Inkasso | Provision 15–30% | Streitwert 500–3.000 €, kein eigener Aufwand |
| Anwalt | nach RVG, ab ca. 150 € | Streitwert über 5.000 € oder komplizierter Fall |
Verjährung nicht vergessen: Deine Forderung verjährt nach 3 Jahren (§195 BGB), gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstand.
Vorbeugen ist besser als hinterherrennen
Anzahlung verlangen30–50% Anzahlung bei Aufträgen über 2.000 €.
Klare ZahlungszieleImmer ein Fälligkeitsdatum auf die Rechnung.
Skonto anbieten2% bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
Werkunternehmerpfandrecht§647 BGB: Eingebaute Sachen zurückbehalten bis zur Zahlung.
Häufige Fragen
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Keine gesetzliche Obergrenze, aber Gerichte erkennen in der Regel 2,50–10 € pro Mahnung an.
Brauche ich für die erste Mahnung einen Anwalt?
Nein. Du kannst alle Mahnstufen selbst durchführen. Erst bei Klage vor dem Landgericht (Streitwert über 5.000 €) besteht Anwaltszwang.
Was wenn der Kunde Insolvenz anmeldet?
Du musst deine Forderung beim Insolvenzverwalter zur Insolvenztabelle anmelden. Ob und wieviel du zurückbekommst, hängt von der Insolvenzmasse ab.
Kann ich Verzugszinsen in der ersten Mahnung schon berechnen?
Ja, sobald der Schuldner in Verzug ist. Bei Privatkunden erst nach der ersten Mahnung, bei Geschäftskunden automatisch nach 30 Tagen.
Rechtsgrundlagen: §286 BGB · §288 BGB · §195 BGB · §647 BGB · ZPO §688ff.
Stand: Mai 2026. Keine Rechtsberatung.
Stand: Mai 2026. Keine Rechtsberatung.