Wann darfst du eigentlich mahnen?

Das hängt davon ab, ob auf deiner Rechnung ein Zahlungsziel steht:

  • Mit Zahlungsziel auf Rechnung: Ab Tag 1 nach Fristablauf bist du im Recht. Kein Anruf, keine Mahnung nötig – du kannst sofort mahnen.
  • Ohne Zahlungsziel, Privatkunde: Verzug tritt nach §286 BGB erst ein, wenn du gemahnt hast.
  • Ohne Zahlungsziel, Geschäftskunde: Automatischer Verzug nach 30 Tagen ab Rechnungserhalt – ohne Mahnung.
Praxis-Empfehlung: Setz immer ein klares Zahlungsziel auf deine Rechnungen (z.B. „Zahlbar bis 28.04.2026"). Das spart die erste Eskalationsstufe und macht dein Forderungsmanagement klarer.

Die 4 Mahnstufen im Überblick

1
Zahlungserinnerung
7–14 Tage nach Fälligkeit · Ton: freundlich

„Wahrscheinlich übersehen" – kein Vorwurf, kein Druck. Viele offene Rechnungen werden hier erledigt.

2
1. Mahnung
7–14 Tage nach Erinnerung · Ton: bestimmt, sachlich

Klare Fristsetzung, Mahngebühr möglich. Verzugszinsen nennen. Keine Drohung, aber unmissverständlich.

3
Letzte Mahnung
7–14 Tage später · Ton: scharf, mit Konsequenz

Letzte Frist, konkrete Ankündigung (Inkasso / Gericht). Danach keine weiteren Mahnungen.

4
Gerichtliches Mahnverfahren / Inkasso
Nach Fristablauf · Kosten ab 32 €

Online über mahngerichte.de. Mahnbescheid → Widerspruch oder Vollstreckungsbescheid.

3 Vorlagen zum Kopieren

Stufe 1 – Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung RE-2026-0042 Guten Tag Frau / Herr [Name], ich möchte Sie freundlich daran erinnern, dass meine Rechnung RE-2026-0042 vom [Datum] über [Betrag] € zum [Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig war. Möglicherweise hat Ihre Überweisung unsere Wege gekreuzt – dann bitte ich diese Erinnerung als gegenstandslos zu betrachten. Falls nicht, bitte ich Sie, den Betrag bis zum [neues Datum, 7–10 Tage] auf folgendes Konto zu überweisen: IBAN: DE__ ____ ____ ____ ____ __ BIC: ________ Verwendungszweck: RE-2026-0042 Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] [Betrieb]
Stufe 2 – 1. Mahnung
Betreff: 1. Mahnung – Rechnung RE-2026-0042 Guten Tag Frau / Herr [Name], trotz meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag aus Rechnung RE-2026-0042 ([Betrag] €) bis heute nicht eingegangen. Ich fordere Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag zuzüglich einer Mahnpauschale von 5,00 € bis spätestens [neues Datum, 7 Tage] zu überweisen: Hauptforderung: [Betrag] € Mahnpauschale: 5,00 € Gesamtbetrag: [Summe] € IBAN: DE__ ____ ____ ____ ____ __ BIC: ________ Verwendungszweck: RE-2026-0042 / Mahnung Bitte beachten Sie, dass bei weiterer Nichtzahlung Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (B2C) bzw. 9 Prozentpunkten (B2B) anfallen. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] [Betrieb]
Stufe 3 – Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung vor gerichtlichem Mahnverfahren – RE-2026-0042 Guten Tag Frau / Herr [Name], ich habe Ihnen mehrfach Gelegenheit gegeben, die offene Forderung aus Rechnung RE-2026-0042 zu begleichen. Bisher ohne Erfolg. Dies ist meine letzte außergerichtliche Aufforderung zur Zahlung des Betrags von [Gesamtbetrag inkl. Mahngebühren] € bis zum [Datum, 7 Tage]. Nach Ablauf dieser Frist werde ich ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten bzw. die Forderung einem Inkassounternehmen übergeben. Die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten gehen zu Ihren Lasten. IBAN: DE__ ____ ____ ____ ____ __ BIC: ________ Verwendungszweck: RE-2026-0042 / Letzte Mahnung Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] [Betrieb]

Verzugszinsen – was darf ich berechnen?

KundentypZinssatzBasisBeispiel (1.000 €, 30 Tage)
Privatkunde (B2C)5 Prozentpunkte über Basiszinssatz§288 Abs. 1 BGBca. 8–10 € (abhängig vom Basiszinssatz)
Geschäftskunde (B2B)9 Prozentpunkte über Basiszinssatz§288 Abs. 2 BGBca. 14–17 €

Aktuellen Basiszinssatz findest du auf der Website der Deutschen Bundesbank. Er wird halbjährlich angepasst.

Offene Rechnungen auf einen Blick

Quoto zeigt dir, welche Rechnungen offen, überfällig oder bezahlt sind – ohne Excel-Chaos. Status mit einem Tippen ändern.

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Gerichtliches Mahnverfahren – Schritt für Schritt

Wenn die letzte Mahnung nichts bringt, ist das gerichtliche Mahnverfahren der kostengünstigste nächste Schritt – du brauchst keinen Anwalt.

  1. Antrag stellen – Online unter mahngerichte.de oder über ein spezialisiertes Portal. Kosten: ab 32 € (je nach Streitwert).
  2. Mahnbescheid – Das Gericht verschickt den Mahnbescheid an deinen Schuldner. Du musst nichts beweisen.
  3. Widerspruch oder Zahlung – Der Schuldner hat 2 Wochen. Zahlt er, fertig. Legt er Widerspruch ein, geht es ins reguläre Klageverfahren.
  4. Vollstreckungsbescheid – Kein Widerspruch → du beantragst den Vollstreckungsbescheid. Damit kannst du pfänden lassen.
  5. Zwangsvollstreckung – Gerichtsvollzieher pfändet Konto, Lohn oder Vermögen des Schuldners.

Inkasso, Anwalt oder Gericht?

OptionKostenGeschwindigkeitEmpfehlung
Selbst – Mahnverfahrenab 32 €mittel (2–6 Wochen)Streitwert unter 5.000 €
InkassoProvision 15–30%schnellStreitwert 500–3.000 €, du willst keinen Aufwand
Anwaltnach RVG, ab ca. 150 €langsam (Monate)Streitwert über 5.000 € oder komplizierter Sachverhalt
Verjährung nicht vergessen: Deine Forderung verjährt nach 3 Jahren (§195 BGB), gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstand. Rechnung vom Juni 2024 → Verjährung am 31.12.2027. Danach ist die Forderung nicht mehr gerichtlich durchsetzbar.

Vorbeugen ist besser als hinterherrennen

Anzahlung verlangen 30–50% Anzahlung bei Aufträgen über 2.000 €. Schützt bei Zahlungsausfall.
Klare Zahlungsziele Immer Fälligkeitsdatum auf die Rechnung – keine vagen „zahlbar netto"-Formulierungen.
Skonto anbieten 2% bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen motiviert pünktliche Zahler und kostet nur bei schneller Zahlung.
Werkunternehmerpfandrecht §647 BGB: Du darfst eingebaute Sachen zurückbehalten, bis die Rechnung bezahlt ist – in der Praxis schwer umsetzbar, aber als Druckmittel wirkungsvoll.

Häufige Fragen

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein? +
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze, aber Gerichte erkennen in der Regel 2,50–10 € pro Mahnung an. Überhöhte Mahngebühren können als Schikane gewertet werden und schaden eher.
Brauche ich für die erste Mahnung einen Anwalt? +
Nein. Du kannst alle Mahnstufen selbst durchführen. Erst wenn du Klage erheben willst (nicht Mahnverfahren), ist beim Landgericht (Streitwert über 5.000 €) Anwaltszwang.
Was wenn der Kunde Insolvenz anmeldet? +
Du musst deine Forderung beim Insolvenzverwalter zur Insolvenztabelle anmelden. Ob und wieviel du zurückbekommst hängt von der Insolvenzmasse ab – oft ist es wenig. Deshalb: Bonität von Neukunden vorab prüfen bei größeren Aufträgen.
Kann ich Verzugszinsen in der ersten Mahnung schon berechnen? +
Ja, sobald der Schuldner in Verzug ist. Bei Privatkunden erst nach der ersten Mahnung, bei Geschäftskunden automatisch nach 30 Tagen ohne Mahnung. Du musst die Zinsen aber konkret berechnen – pauschal ist nicht ausreichend.
Rechtsgrundlagen
§286 BGB (Verzug) · §288 BGB (Verzugszinsen) · §195 BGB (Verjährung) · §647 BGB (Werkunternehmerpfandrecht) · ZPO §688ff. (Mahnverfahren)

Stand: Mai 2026. Keine Rechtsberatung.
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