Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung – Vollständige Checkliste 2026

Die 10 Pflichtangaben im Detail

• 1
  Vollständiger Name & Anschrift – dein Betrieb Firmenbezeichnung exakt wie im Handelsregister oder Gewerbeschein. „Müller" reicht nicht wenn du als „Müller Bauunternehmen GmbH" eingetragen bist. Straße, PLZ, Ort müssen vollständig sein.
• 2
  Vollständiger Name & Anschrift – dein Kunde Bei Geschäftskunden: Firmenname und -adresse. Bei Privatkunden: Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort. Abkürzungen sind gefährlich – lieber vollständig.
• 3
  Steuernummer oder USt-IdNr. Entweder oder – nicht beides nötig. USt-IdNr. ist ratsam, wenn du EU-Auslandsumsätze hast. Steuernummer erhältst du vom Finanzamt, USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern.
• 4
  Rechnungsdatum Format empfohlen: TT.MM.JJJJ ausgeschrieben (z.B. 15.04.2026). Kein Kürzel, kein „04/26". Du hast 6 Monate nach Leistungserbringung Zeit, die Rechnung zu stellen – danach droht Bußgeld bis 5.000 €.
• 5
  Fortlaufende Rechnungsnummer Muss einmalig und eindeutig sein – nicht zwingend lückenlos. Bewährte Schemata: RE-2026-0001 oder 2026/04/001. Doppelt vergeben = Finanzamt-Problem. Empfehlung: Eine einheitliche Systematik und nie manuell vergeben.
• 6
  Art und Menge der Leistung Konkret, nicht pauschal. „Malerarbeiten" ist zu wenig. „Streichen Wohnzimmer, 24 m² mit Dispersionsfarbe, 2 Anstriche" reicht. Materialien und Stunden getrennt ausweisen. Bei Montage: Anzahl Stunden × Stundensatz.
• 7
  Zeitpunkt der Leistung Auch wenn identisch mit dem Rechnungsdatum: Es muss explizit draufstehen. „Leistungsdatum: 12.04.2026" oder „Leistungszeitraum: 08.04.–12.04.2026". Wird häufig vergessen und führt zu Beanstandungen.
• 8
  Nettoentgelt je Steuersatz Bei mehreren Steuersätzen (z.B. 19% auf Arbeit, 7% auf Materialien) müssen die Nettobeträge getrennt ausgewiesen werden. Gesamtsumme netto + je Steuersatz aufschlüsseln.
• 9
  Steuersatz und Steuerbetrag „19% USt: 285,50 €" – klar, separat, nicht in der Gesamtsumme versteckt. Bei Steuerbefreiung (§19 UStG, Reverse Charge): expliziter Hinweis auf den Grund.
• 10
  Vorab vereinbarte Entgeltminderungen Skonto, Rabatte und andere Minderungen müssen erwähnt werden – auch wenn sie pauschal formuliert werden. Laut §14.5 UStAE genügt: „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen 2% Skonto auf den Rechnungsbetrag".

Vollständiges Muster

Sonderfälle

Was darfst du abrechnen – und was nicht?

Erlaubt: Arbeitszeit (Stundensatz × geleistete Stunden), Material (mit Zustimmung des Kunden), Fahrtzeit und Fahrtkosten (üblich: 80–90% des Stundensatzes), Spezialwerkzeug-Miete bei Großprojekten, Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit.

Nicht erlaubt: Werkzeugverschleiß (normaler Betriebsaufwand), Bürokosten und Verwaltungsaufwand, doppelte Stunden wenn die Arbeit mit weniger Personal möglich wäre, nicht abgesprochene Zusatzleistungen.

Die 5 häufigsten Fehler

• ✗Umsatzsteuer nicht ausweisen – obwohl steuerpflichtig. Konsequenz: Finanzamt erkennt Rechnung nicht an, Kunde kann keine Vorsteuer ziehen.
• ✗Lohnkosten nicht von Material getrennt – Privatkunde verliert Steuerbonus nach §35a, beschwert sich, zahlt später.
• ✗Rechnungsnummer doppelt verwendet – führt bei Steuerprüfungen zu Erklärungsbedarf und dem Verdacht auf Schattenwirtschaft.
• ✗Leistungsdatum vergessen – auch wenn identisch mit Rechnungsdatum: Es muss explizit draufstehen.
• ✗Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden vergessen – Pflicht für den Kunden ist 2 Jahre. Ohne Hinweis von dir verliert er möglicherweise den §35a-Steuerbonus.

Häufige Fragen