Die 10 Pflichtangaben auf einen Blick
1Vollständiger Name & Anschrift – dein Betrieb
2Vollständiger Name & Anschrift – dein Kunde
3Steuernummer oder USt-IdNr.
4Rechnungsdatum
5Fortlaufende Rechnungsnummer
6Art und Menge der Leistung
7Zeitpunkt der Leistung
8Nettoentgelt je Steuersatz
9Steuersatz und Steuerbetrag
10Vorab vereinbarte Entgeltminderungen
Gilt für Rechnungen über 250 € brutto. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten reduzierte Angaben nach §33 UStDV – dazu unten mehr.

Die 10 Pflichtangaben im Detail

1
Vollständiger Name & Anschrift – dein BetriebFirmenbezeichnung exakt wie im Handelsregister oder Gewerbeschein. Straße, PLZ, Ort müssen vollständig sein.
2
Vollständiger Name & Anschrift – dein KundeBei Geschäftskunden: Firmenname und -adresse. Bei Privatkunden: Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort.
3
Steuernummer oder USt-IdNr.Entweder oder – nicht beides nötig. USt-IdNr. ist ratsam bei EU-Auslandsumsätzen.
4
RechnungsdatumFormat empfohlen: TT.MM.JJJJ ausgeschrieben. 6 Monate Zeit nach Leistungserbringung – danach droht Bußgeld bis 5.000 €.
5
Fortlaufende RechnungsnummerMuss einmalig und eindeutig sein – nicht zwingend lückenlos. Bewährt: RE-2026-0001.
6
Art und Menge der LeistungKonkret, nicht pauschal. „Streichen Wohnzimmer, 24 m² mit Dispersionsfarbe, 2 Anstriche" statt „Malerarbeiten".
7
Zeitpunkt der LeistungAuch wenn identisch mit dem Rechnungsdatum: muss explizit draufstehen.
8
Nettoentgelt je SteuersatzBei mehreren Steuersätzen müssen die Nettobeträge getrennt ausgewiesen werden.
9
Steuersatz und Steuerbetrag„19% USt: 285,50 €" – klar, separat. Bei Steuerbefreiung: expliziter Hinweis auf den Grund.
10
Vorab vereinbarte EntgeltminderungenSkonto und Rabatte müssen erwähnt werden, auch pauschal formuliert.

Vollständiges Muster

Sanitär Huber GmbH
Hauptstraße 42 · 80331 München
Steuernr: 143/261/12345
Rechnungsempfänger:
Familie Hoffmann
Rosenweg 7, 81667 München
Rechnung RE-2026-0042
Leistungszeitraum: 08.04.–11.04.2026
Rechnungsdatum: 14.04.2026
Zahlungsziel: 28.04.2026
BeschreibungGesamt
Demontage Sanitäranlage komplett480,00 €
Rohinstallation Wasser/Abwasser (8 lfm)680,00 €
Montage Sanitärobjekte (10 Std.)720,00 €
WC-Set inkl. Spülkasten (Geberit Sigma)620,00 €
Waschtisch mit Armatur (Hansgrohe)480,00 €
Kleinmaterial (Dichtungen, Schellen)98,00 €
Lohnkosten (Pos. 1–3)*1.880,00 €
Materialkosten (Pos. 4–6)1.198,00 €
Netto gesamt3.078,00 €
USt. 19%584,82 €
Rechnungsbetrag (brutto)3.662,82 €
* Hinweis gem. §35a EStG: Die Lohnkosten betragen 1.880,00 € netto. Diese können als haushaltsnahe Handwerkerleistung steuerlich geltend gemacht werden (20%, max. 1.200 €/Jahr). Bitte Rechnung 2 Jahre aufbewahren.

Sonderfälle

§35a EStG · Privatkunden

Lohnkosten getrennt ausweisen

Bei Rechnungen an Privathaushalte müssen Lohn- und Materialkosten getrennt aufgeführt sein. Fehlt die Trennung, verliert dein Kunde den Steuerbonus.

§19 UStG · Kleinunternehmer

Keine Umsatzsteuer – aber Hinweispflicht

Als Kleinunternehmer weist du keine USt aus. Pflichthinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

§13b UStG · Reverse Charge

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Bei Bauleistungen an Bauunternehmer geht die USt-Schuld auf den Kunden über. Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG)".

§33 UStDV · Kleinbetragsrechnungen

Bis 250 € – reduzierte Pflichtangaben

Für Rechnungen bis 250 € brutto genügen: Name & Anschrift des Leistenden, Datum, Menge & Art, Entgelt & USt-Betrag.

Alle Pflichtangaben automatisch

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Was darfst du abrechnen – und was nicht?

Erlaubt: Arbeitszeit, Material (mit Zustimmung), Fahrtzeit und -kosten (üblich 80–90% des Stundensatzes), Spezialwerkzeug-Miete, Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit.

Nicht erlaubt: Werkzeugverschleiß (normaler Betriebsaufwand), Bürokosten, doppelte Stunden ohne Grund, nicht abgesprochene Zusatzleistungen.

Die 5 häufigsten Fehler

✗Umsatzsteuer nicht ausweisen obwohl steuerpflichtig – Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an.
✗Lohnkosten nicht von Material getrennt – Privatkunde verliert Steuerbonus nach §35a.
✗Rechnungsnummer doppelt verwendet – führt bei Steuerprüfungen zu Erklärungsbedarf.
✗Leistungsdatum vergessen – auch wenn identisch mit Rechnungsdatum, muss es draufstehen.
✗Aufbewahrungshinweis bei Privatkunden vergessen – Pflicht für den Kunden ist 2 Jahre.

Häufige Fragen

Was passiert wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an. Dein Geschäftskunde kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Du musst eine berichtigte Rechnung ausstellen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Du selbst: 10 Jahre (§147 AO). Dein Privatkunde: 2 Jahre (§35a EStG). E-Rechnungen im Originalformat, nicht als Ausdruck.
Kann ich Rechnungen rückwirkend stellen?
Ja, aber innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung (§14 Abs. 2 UStG). Danach droht ein Bußgeld bis 5.000 €.
Muss ich als Handwerker eine USt-IdNr. haben?
Nein. Die Steuernummer vom Finanzamt reicht. USt-IdNr. nur bei EU-Auslandsleistungen sinnvoll.
Rechtsgrundlagen: §14 UStG · §14a UStG · §19 UStG · §13b UStG · §33 UStDV · §35a EStG · §147 AO
Stand: Mai 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.