Das Wichtigste auf einen Blick
—Jede Rechnung braucht 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
—Kleinunternehmer: keine USt ausweisen, §19-Hinweis Pflicht
—Bei Privatkunden: Lohnkosten getrennt ausweisen (§35a EStG)
—Reverse Charge: kein USt-Ausweis, Pflichthinweis nach §13b UStG
—Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre im Originalformat

Rechnung schreiben – Schritt für Schritt

Bevor du eine der Vorlagen unten kopierst, hier der Überblick was du für jede Rechnung brauchst:

1. Pflichtangaben sammelnDeine Daten, Kundendaten, Steuernummer, Leistungsdatum – alles parat haben.
2. Rechnungsnummer vergebenFortlaufend und eindeutig, z.B. RE-2026-0001.
3. Positionen aufschlüsselnLeistung konkret beschreiben, bei Privatkunden Lohn und Material trennen.
4. Sonderfall prüfenKleinunternehmer? Reverse Charge? §35a? Richtigen Hinweistext einfügen.
5. Zahlungsziel setzenImmer ein konkretes Datum – „zahlbar netto" ist zu vage.
6. ArchivierenOriginalformat aufbewahren, 10 Jahre.

Vorlage 1: Standard-Handwerkerrechnung

Die Standard-Vorlage für alle umsatzsteuerpflichtigen Betriebe – mit 19% USt, §35a-Hinweis für Privatkunden und getrenntem Lohn-/Materialausweis.

[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort] · Steuernr: [Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Zahlungsziel: [TT.MM.JJJJ]
BeschreibungGesamt
[Leistungsbeschreibung, konkret][€]
[Weitere Position][€]
[Material / Bezeichnung][€]
Lohnkosten (Pos. 1–2)*[€]
Materialkosten (Pos. 3)[€]
Netto gesamt[€]
Umsatzsteuer 19%[€]
Rechnungsbetrag[€]
* Hinweis gem. §35a EStG: Die Lohnkosten betragen [€] netto. Diese können als haushaltsnahe Handwerkerleistung steuerlich geltend gemacht werden (20%, max. 1.200 €/Jahr).
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Vorlage 2: Kleinunternehmer (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – auch nicht „0%". Stattdessen kommt der §19-Hinweis an die Stelle des Steuerausweises.

Achtung: Wer als Kleinunternehmer versehentlich USt ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt (§14c UStG).
[Dein Name / Firmenname]
[Straße, PLZ Ort] · Steuernr: [Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Zahlungsziel: [TT.MM.JJJJ]
BeschreibungGesamt
[Leistungsbeschreibung][€]
[Weitere Position][€]
Rechnungsbetrag[€]
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Vorlage 3: Reverse Charge (§13b UStG)

Das Reverse-Charge-Verfahren greift, wenn du Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer erbringst, der selbst nachhaltig Bauleistungen ausführt.

Wann greift §13b? Wenn dein Auftraggeber selbst Bauleistungen erbringt. Nicht bei normalen Geschäftskunden ohne Bauleistungen, nie bei Privatkunden.
[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort] · Steuernr: [Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Firma des Auftraggebers]
[Straße, PLZ Ort]
USt-IdNr: [USt-ID des Kunden]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Zahlungsziel: [TT.MM.JJJJ]
BeschreibungGesamt
[Bauleistung konkret beschreiben][€]
[Weitere Position][€]
Nettobetrag (steuerfrei)[€]
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger.
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Vorlagen automatisch – ohne Copy-Paste

Quoto wählt den richtigen Hinweistext automatisch – du tippst Leistung und Preis, der Rest passiert von selbst.

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Vorlage 4: Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Kein Empfängername, keine Rechnungsnummer zwingend notwendig.

[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort] · Steuernr: [Steuernummer]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
BeschreibungBetrag
[Leistungsbeschreibung][€]
Enthaltene USt. 19%[€]
Gesamtbetrag (inkl. USt.)[€]
Bankverbindung: IBAN [DE...] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Kopierfertige Textbausteine

Diese Formulierungen kannst du direkt in deine Rechnung einfügen – je nach Situation:

§19 UStG – Kleinunternehmer
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
§13b UStG – Reverse Charge
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger.
§35a EStG – Haushaltsnahe Handwerkerleistung
Hinweis gem. §35a EStG: Die Lohnkosten betragen [BETRAG] € netto. Diese können als haushaltsnahe Handwerkerleistung steuerlich geltend gemacht werden (20% der Lohnkosten, max. 1.200 €/Jahr).
Skonto-Klausel
Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum gewähren wir 2% Skonto auf den Rechnungsbetrag.

Die häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben

Leistungsdatum fehlt – auch wenn identisch mit dem Rechnungsdatum, muss es explizit draufstehen.
Lohn und Material nicht getrennt – bei Privatkunden verliert der Kunde seinen §35a-Steuerbonus.
Kleinunternehmer weist USt aus – du schuldest den Betrag dem Finanzamt (§14c UStG).
Rechnungsnummer doppelt vergeben – bei Steuerprüfungen ein rotes Flag.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung stehen?
Nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Nettoentgelt, Steuersatz und -betrag sowie vorab vereinbarte Entgeltminderungen. Vollständige Liste in unserem Pflichtangaben-Artikel.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Wie eine normale Rechnung, aber ohne Umsatzsteuerausweis. Stattdessen: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Mehr in unserem Kleinunternehmer-Artikel.
Muss ich eine Rechnungsnummer vergeben?
Ja, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer ist Pflicht – nicht zwingend lückenlos, aber einmalig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre (§147 AO). Elektronische Rechnungen im Originalformat – ausdrucken und Datei löschen ist ein GoBD-Verstoß.
Rechtsgrundlagen: §14 UStG · §14c UStG · §19 UStG · §13b UStG · §33 UStDV · §35a EStG · §147 AO
Stand: Mai 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.