⚡ Das Wichtigste auf einen Blick
- ✓Jede Rechnung braucht 10 Pflichtangaben nach §14 UStG
- ✓Kleinunternehmer: keine USt ausweisen, §19-Hinweis Pflicht
- ✓Bei Privatkunden: Lohnkosten getrennt ausweisen (§35a EStG)
- ✓Reverse Charge: kein USt-Ausweis, Pflichthinweis nach §13b UStG
- ✓Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre im Originalformat
Rechnung schreiben – Schritt für Schritt
Bevor du eine der Vorlagen unten kopierst, hier der Überblick was du für jede Rechnung brauchst:
1
Pflichtangaben sammeln
Deine Daten, Kundendaten, Steuernummer, Leistungsdatum – alles parat haben bevor du anfängst.
2
Rechnungsnummer vergeben
Fortlaufend und eindeutig. Schema wählen und konsequent durchhalten: RE-2026-0001.
3
Positionen aufschlüsseln
Leistung konkret beschreiben, Menge × Einzelpreis. Bei Privatkunden: Lohn und Material trennen.
4
Sonderfall prüfen
Kleinunternehmer? Reverse Charge? §35a? Je nach Fall den richtigen Hinweistext einfügen.
5
Zahlungsziel setzen
Immer ein konkretes Datum – „zahlbar netto" ist zu vage und verlängert die Zahlungsdauer.
6
Archivieren
Originalformat aufbewahren, 10 Jahre. PDF ausdrucken und Datei löschen ist ein GoBD-Verstoß.
Vorlage 1: Standard-Handwerkerrechnung
Die Standard-Vorlage für alle umsatzsteuerpflichtigen Betriebe – mit 19% USt, §35a-Hinweis für Privatkunden und getrenntem Lohn-/Materialausweis.
[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
| Pos. | Beschreibung | Menge | EP | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Leistungsbeschreibung, konkret] | [x Std.] | [€] | [€] |
| 2 | [Weitere Position] | [Menge] | [€] | [€] |
| 3 | [Material / Bezeichnung] | [Menge] | [€] | [€] |
Lohnkosten (Pos. 1–2)*[€]
Materialkosten (Pos. 3)[€]
Netto gesamt[€]
Umsatzsteuer 19%[€]
Rechnungsbetrag[€]
* Hinweis gem. §35a EStG: Die Lohnkosten betragen [€] netto. Diese können als haushaltsnahe Handwerkerleistung steuerlich geltend gemacht werden (20%, max. 1.200 €/Jahr). Bitte Rechnung 2 Jahre aufbewahren.
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Vorlage 2: Kleinunternehmer (§19 UStG)
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – auch nicht „0%". Stattdessen kommt der §19-Hinweis an die Stelle des Steuerausweises. Alle anderen Pflichtangaben bleiben identisch.
Achtung: Wer als Kleinunternehmer versehentlich USt ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt – auch wenn er ihn gar nicht eingenommen hat (§14c UStG).
[Dein Name / Firmenname]
[Straße, PLZ Ort]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
[Telefon] · [E-Mail]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
[Kundenname]
[Straße, PLZ Ort]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
| Pos. | Beschreibung | Menge | EP | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Leistungsbeschreibung] | [Menge] | [€] | [€] |
| 2 | [Weitere Position] | [Menge] | [€] | [€] |
Rechnungsbetrag[€]
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Vorlage 3: Reverse Charge (§13b UStG)
Das Reverse-Charge-Verfahren greift wenn du Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer erbringst, der selbst nachhaltig Bauleistungen ausführt. Du weist keine USt aus – dein Auftraggeber schuldet sie dem Finanzamt selbst.
Wann greift §13b? Wenn dein Auftraggeber ein Unternehmen ist das selbst Bauleistungen erbringt (z.B. Generalunternehmer, anderer Handwerksbetrieb mit Bauleistungen). Nicht bei normalen Geschäftskunden ohne Bauleistungen und nie bei Privatkunden.
[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
Steuernr: [Deine Steuernummer]
Rechnungsempfänger:
[Firma des Auftraggebers]
[Straße, PLZ Ort]
USt-IdNr: [USt-ID des Kunden]
[Firma des Auftraggebers]
[Straße, PLZ Ort]
USt-IdNr: [USt-ID des Kunden]
Rechnung [RE-2026-XXXX]
Leistungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
| Pos. | Beschreibung | Menge | EP | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Bauleistung konkret beschreiben] | [Menge] | [€] | [€] |
| 2 | [Weitere Position] | [Menge] | [€] | [€] |
Nettobetrag (steuerfrei)[€]
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger.
Bankverbindung: IBAN [DE...] · BIC [...]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Vorlage 4: Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Kein Empfängername, keine Rechnungsnummer zwingend notwendig – aber trotzdem sinnvoll für deine eigene Buchführung.
[Dein Firmenname]
[Straße, PLZ Ort]
Steuernr: [Steuernummer]
Steuernr: [Steuernummer]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| [Leistungsbeschreibung] | [€] |
Enthaltene USt. 19%[€]
Gesamtbetrag (inkl. USt.)[€]
Bankverbindung: IBAN [DE...] · Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Kopierfertige Textbausteine
Diese Formulierungen kannst du direkt in deine Rechnung einfügen – je nach Situation:
§19 UStG – Kleinunternehmer
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
§13b UStG – Reverse Charge
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Die Umsatzsteuer schuldet der Leistungsempfänger.
§35a EStG – Haushaltsnahe Handwerkerleistung
Hinweis gem. §35a EStG: Die Lohnkosten betragen [BETRAG] € netto. Diese können als haushaltsnahe Handwerkerleistung steuerlich geltend gemacht werden (20% der Lohnkosten, max. 1.200 €/Jahr). Bitte bewahren Sie diese Rechnung mindestens 2 Jahre auf.
Skonto-Klausel
Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum gewähren wir 2% Skonto auf den Rechnungsbetrag.
Aufbewahrungshinweis für Privatkunden
Hinweis: Gemäß §14b UStG sind Sie als Leistungsempfänger verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.
Die häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben
Leistungsdatum fehlt – auch wenn es identisch mit dem Rechnungsdatum ist, muss es explizit draufstehen. Einer der häufigsten Gründe für zurückgewiesene Rechnungen.
Lohn und Material nicht getrennt – bei Privatkunden verliert der Kunde seinen §35a-Steuerbonus. Er wird sich bei dir melden.
Kleinunternehmer weist USt aus – du schuldest den Betrag dem Finanzamt, egal ob du ihn eingenommen hast (§14c UStG).
Rechnungsnummer doppelt vergeben – bei Steuerprüfungen ein rotes Flag. Immer eine konsequente Systematik und Software nutzen die das automatisch vergibt.
Leistungsbeschreibung zu pauschal – „Malerarbeiten" reicht nicht. „Streichen Wohnzimmer 28 m², 2 Anstriche Dispersionsfarbe" ist korrekt.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Nach §14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Nettoentgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, sowie vorab vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto). Vollständige Liste mit Sonderfällen in unserem Pflichtangaben-Artikel.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Genau wie eine normale Rechnung – alle Pflichtangaben, aber ohne Umsatzsteuerausweis. Stattdessen kommt der Hinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Mehr dazu in unserem Kleinunternehmer-Artikel.
Muss ich eine Rechnungsnummer vergeben?
Ja, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer ist Pflicht. Sie muss nicht lückenlos sein, aber einmalig. Empfohlen: RE-2026-0001 oder 2026/001. Einmal ein Schema wählen und konsequent durchhalten.
Kann ich Rechnungen handschriftlich schreiben?
Ja, rechtlich ist das erlaubt solange alle Pflichtangaben vorhanden sind. Praktisch ist es aber kaum sinnvoll – GoBD-konforme Archivierung, Rechnungsnummern-Verwaltung und professionelles Erscheinungsbild sprechen für Software.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre (§147 AO), gerechnet ab Ende des Jahres in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden – ausdrucken und Datei löschen ist ein GoBD-Verstoß.
Was ist der Unterschied zwischen Netto- und Bruttorechnung?
Bei einer Nettorechnung werden Nettopreis und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen – das ist die Standardform für B2B. Eine Bruttorechnung weist nur den Gesamtbetrag aus, mit dem Hinweis welche USt darin enthalten ist – eher bei Endverbrauchern üblich. Beide sind rechtlich zulässig, solange alle Pflichtangaben vorhanden sind.
Rechtsgrundlagen
§14 UStG · §14c UStG · §19 UStG · §13b UStG · §33 UStDV · §35a EStG · §147 AO · GoBD
Stand: Mai 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
§14 UStG · §14c UStG · §19 UStG · §13b UStG · §33 UStDV · §35a EStG · §147 AO · GoBD
Stand: Mai 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung.